Згідно з результатами опитування, 9 із 10 співробітників воліли б працювати віддалено. При цьому 48% респондентів хотіли б працювати вдома, а 42% – перебуваючи на природі.
(З опитування компанії «Майкрософт»)
На жаль, серед керівників організацій, які погодилися відпустити своїх підлеглих на природу, знайшлося лише 6% сміливців. Залишимо осторонь філософські роздуми про переваги та недоліки «віддалення» і поговоримо про технічну сторону питання.
IP-телефонія
Основний спосіб взаємодії людей – це розмова. Звичайні телефонні розмови коштуватимуть дорого, якщо учасники проекту мешкають у різних містах чи навіть країнах. Крім того, наші телефонні лінії стрімко старіють і рідко підтримують конференц-зв'язок, отже, організувати спілкування більше двох людей не вийде. До речі, в офісах теж починають активно просувати VOIP-технології, а це багато про що говорить.
Перше, що спадає на думку для організації IP-телефонії – це Skype (www.skype.com). “Зручно, популярно і не вимагає додаткових витрат!” – Ось найчастіший аргумент на користь цього продукту. Насправді клієнт Skype досить вимогливий до трафіку. І для дзвінків на мобільні чи міські телефони таки доведеться заплатити гроші SIP-оператору. Хоча витрати будуть набагато меншими за корпоративні рахунки за мобільний зв'язок.
У конференціях Skype можна спілкуватися вп'ятьох, а при використанні механізму Skypecast (голосовий чат з модератором і «перехідним мікрофоном») кількість учасників розмови може досягати сотні. За наявності у всіх співробітників потужних комп'ютерів та швидкого (а бажано та безлімітного) інтернет-каналу.
У пошуках альтернатив Skype можна порадити звернути увагу на сайт www.flashphone.com. З цим сервісом можна працювати як через браузер, так і за допомогою програми-клієнта. Сервіс повністю русифікований.
Месенджери
Для швидкого обміну повідомленнями і для передачі точних даних (посилання, фрагменти програмного коду або тексту) відмінно підходять інтернет-месенджери, до того ж вони зазвичай підтримують збереження історії, а значить, відомості, що містяться в розмові, завжди можна повернутися. Тут уже все залежить від звички. Хтось поставить стару добру «аську», а хтось віддасть перевагу більш просунутому jabber-клієнту (тут буде потрібна допомога фахівців, але натомість ви отримаєте кращу захищеність даних та гнучку надбудову під персональні потреби організації). Загляньте на сайти www.icq.com та www.jabber.ru.
Електронна пошта
Не слід забувати і про електронну пошту. Незважаючи на бурхливий розвиток «замінників», цей вид обміну повідомленнями не має наміру здаватися. Ось деякі плюси електронної пошти: «Листи можуть доставлятися як безпосередньо, так і після схвалення модераторами. Список розсилки може зберегти історію цих повідомлень і автоматично сформувати їхній дайджест за певний період часу. Завдяки цьому архів внутрішньогрупового листування стає централізованим і доступним для віддаленого використання і може стати основою документації проекту».
Велика кількість поштових клієнтів дозволяє знайти найкраще співвідношення функціональності та ціни. Як функціональну та безкоштовну заміну монстра Outlook від Microsoft (входить до пакету Microsoft Office) можна порекомендувати клієнт Thunderbird від Mozilla Foundation.
Комплексні системи управління груповою роботою
Існують і повноцінні системи управління груповою роботою – їх можна встановити в офісі, щоб складати графік роботи, стежити за ходом виконання завдань і т.д.
Серед безкоштовного софту варто відзначити phpGroupWare – це майже 50 різних модулів: календар із функцією нагадування, адресна книга, диспетчер проектів, список справ, пошта та диспетчер файлів. Поштовий сервер підтримує графіки та файли-додатки в листах. Повністю настроюються зовнішній вигляд системи та мова її інтерфейсу. Є функція поділу користувачів на групи. Сайт – www.phpgroupware.org
Другий комплекс називається eGroupWare. Він включає пошту, адресну книгу, календар, журнал (можна робити нотатки, вести списки справ і телефонних дзвінків). Вбудована система керування контентом дозволить створити внутрішній сайт, форум або базу знань на wiki-движку. eGroupWare є безкоштовним і поставляється за ліцензією GNU GPL. Сайт – www.egroupware.ru
Безкоштовних російськомовних аналогів немає, але можна переглянути розробку компанії TeamWox. На сайті є можливість ознайомитись з демо-версією програми.
Online-презентації
Повний набір функцій необхідний не у всіх проектах, тому важливим аспектом groupware є модульність. Наприклад, можна встановити лише календар робочої групи для відстеження термінів виконання проекту.
