Сьогодні в народі, на жаль, існує думка, що професія секретаря зводиться до примітивних дій — пропозиції відвідувачам чаю та друкуванню документів. Насправді ця складна та почесна робота передбачає наявність високих особистісних та інтелектуальних характеристик. Тому давайте подивимося, які секрети ховаються за, начебто, нескладною професією.
Зовнішність
Звісно, секретар є обличчям компанії. Однак ті, хто асоціюють секретаря з довгоногою блондинкою, глибоко помиляються, існує безліч інших особливостей професії.
Насправді професіоналізм ставиться перше місце. Тому керівники компаній не вимагають бездоганних рис обличчя та постаті, але освіту та знання вони оцінять, як і доглянутість, а також приємні манери.
Обов'язки
Якщо за колишніх часів секретареві в маленькій компанії більше доводилося відповідати на телефонні дзвінки та подавати чай-каву, то сьогодні перелік обов'язків секретаря зріс. Він повинен:
- вести кореспонденцію начальника, працювати з телефонними дзвінками та факсом;
- спілкуватися із відвідувачами;
- контролювати діловодство;
- займатися організацією заходів та нарад (бронювати місця у готелях, замовляти квитки);
- контролювати розклад заходів начальника;
- готувати підпис керівнику різні документи.
Ділові обов'язки (жіноча тема)
Нерідко люди вважають, що список обов'язків секретаря входять за умовчанням сексуальні послуги. Тут можна сказати коротко. У будь-якій великій компанії керівник на перше місце поставить професіоналізм працівника та свою ділову репутацію. Крім того, керівник-професіонал не поєднуватиме бізнес з особистими відносинами.
Освіта
Існує думка, що на секретаря не треба вчитися. Це неправда! Сучасні реалії говорять про те, що від такого працівника потрібно:
- вищу освіту (хоч і не завжди);
- володіння іноземною мовою;
- володіння комп'ютерними програмами;
- вміння вести діловодство;
- вміння працювати в умовах багатозадачності та легко обробляти різну інформацію.
Вік
В анекдотах про секретарів завжди згадують молоденьких дівчат. Насправді ця робота пов'язана з великою відповідальністю. Тому досвідчені керівники місце секретаря не беруть юну поросль, яка має життєвого досвіду. Адже цій людині потрібно вміти стримувати свої емоції і гідно поводитися в будь-якій ситуації.
Складність роботи
Іноді можна почути, що робота секретаря є легкою. Однак практика показує, що встояти на такій роботі можуть цілеспрямовані та стійкі до стресових ситуацій люди. Працюючи на межі, вони повинні завжди утримувати м'яку посмішку та рівний настрій.
Особисті якості
До секретаря виставляється не лише вимога до відповідальності, уважності та чарівності. Ця людина має вміти правильно вибудовувати стосунки з відвідувачами та співробітниками компанії.
Кар'єра
Влаштовуючись працювати секретарем, жінки іноді думають, що прирікають себе кар'єрний глухий кут. Працівники відділів кадрів з такою думкою не погоджуються, пояснюючи, що уважний та відповідальний секретар цікавитиметься всіма тонкощами діяльності компанії. Цей фактор дозволить йому в майбутньому обійняти іншу посаду в тій самій компанії.
Про чоловіків
Як правило, на посаду секретаря приймаються жінки. Звичайно, тут варто віддати належне їхній схильності до ретельності, уважності, можливості займатися рутинною роботою та вмінням легко вловлювати настрій співрозмовника, забезпечуючи комфортне спілкування.
Але трапляються й такі керівники організацій, які хочуть бачити на місці секретаря чоловіка. Тут варто згадати цікавий факт про появу цієї професії.
- Відомо, що вперше посада секретаря з'явилася за Петра I. Це був особистий секретар імператора. І вимоги були досить суворими: освіченість, високий інтелект і відмінний родовід.
Тому не варто думати, що професія секретаря є непрестижною. Тільки освічена та інтелектуально розвинена людина зможе подужати таку роботу.
