У далеку доінтернетівську епоху єдиними засобами спільної роботи над проектами були телефон і пошта. Телефон обмежував співробітників лише голосовим спілкуванням та лише двостороннім контактом, а пошта затягувала комунікацію на тижні, а то й на місяці. З появою факсу та пейджера обмін графічною та текстовою інформацією прискорився, але максимальні можливості для спільної роботи без особистого контакту з'явилися лише разом із інтернетом.
У цій статті ми розглянемо, які інструменти є у нашому розпорядженні для спільної роботи. Оскільки їх величезна кількість, ми розглянемо лише найбільш популярні та безкоштовні.
Потреби
Спочатку розглянемо, які потреби виникають у людей, які спільно працюють над будь-яким проектом.
1. Упорядкування плану. Будь-яка справа починається з планування. При складанні плану необхідно враховувати як етапи реалізації проекту, а й наявні людські і матеріальні ресурси. При цьому вони можуть бути невідомі.
2. Голосове спілкування. Основним способом спілкування спільно працюючих людей, як і раніше, залишається звичайна розмова. Але бажано мати можливість одночасного підключення до розмови кількох учасників.
3. Візуальне спілкування. Не все можна передати голосом, часто потрібно щось показати буквально на пальцях. Важливо також бачити міміку співрозмовника, вона також передає важливу інформацію та суттєво доповнює звукову.
4. Обмін текстовими повідомленнями. Багато речей не можна передати ні голосом, ні зображенням. Наприклад, програмний код, гіперпосилання та багато іншого. І тут потрібно мати «месенджер» – засіб обміну повідомленнями. Важлива його перевага: у ньому нічого не пропадає і можна швидко знайти потрібну інформацію в архіві.
5. Іноді необхідно дати доступ колезі до свого комп'ютера або отримати доступ до його робочого столу. Дистанційне керування чужим комп'ютером – найефективніший засіб для допомоги в освоєнні будь-якої програми або вирішення багатьох «комп'ютерних» проблем.
6. Обмін файлами. У ході роботи над проектами за допомогою ПК у більшості випадків проміжні та підсумкові результати створюються у вигляді файлів того чи іншого формату. Відповідно, виникає потреба в їх оперативному обміні та спільному редагуванні.
7. Обмін грошима. Для взаєморозрахунків між співробітниками іноді необхідний засіб для оперативного перерахування грошей.
8. Огляд об'єктів дома. Іноді потрібно показати колезі якийсь об'єкт (механізм, завдання, встановлення тощо).
9. Обмін матеріальними об'єктами. Це, мабуть, єдина потреба, яку доводиться залишити поштою або службам доставки.
Інструменти
Тепер звернемося до інструментів інтернету, які задовольняють ці потреби.
Інструментом для створення плану в бізнесі є такі програми, як MS Project. Але ці програми коштують грошей і чималих, а для невеликих проектів цілком може підійти безкоштовна система Трелло (trello.com). Ця система складається з карток. До картки можна прив'язати текст, файл, зображення, чек-листи, закладки кольорів, виконавців. Картки можна об'єднувати у групи та переміщати між групами. Можна переглядати лог всіх дій користувачів, настроїти сповіщення електронною поштою.
Наприклад, можна організувати роботу так: перша група карток – завдання, друга – матеріал, третя – редагування, четверта – «відредаговано», і, нарешті, «прийнято». Постановник завдань створює картки у групі «завдання», виконавець прив'язує готові файли до них і переміщає до групи «матеріал», потім замовник перевіряє матеріал і переміщає до групи «редагування», виконавець вносить необхідні зміни та переносить до групи «відредаговано». Далі замовник перевіряє відредагований матеріал і переносить або назад у папку “редагування”, або в групу “прийнято”.
Візуальне спілкування, обмін файлами, зображеннями та текстовими повідомленнями забезпечує програма Skype . З її допомогою можна також показувати віддаленому співрозмовнику різні об'єкти, особливо це зручно робити за допомогою мобільного додатку Skype для смартфонів. Скайп дозволяє влаштовувати відеоконференції (вебінари), у яких може брати участь одразу кілька співрозмовників. Зі скайпу, щоправда, за невелику плату, можна здійснювати дзвінки і на телефони – як стаціонарні, так і мобільні.
Сховище файлів надає програма DropBox . Це зручний сервіс для зберігання та спільного доступу до файлів різних проектів, що дозволяє завжди мати потрібні файли під рукою та відкривати їх з будь-якого місця, з будь-якого підключеного до мережі комп'ютера чи смартфона. Відразу після реєстрації в системі ви отримуєте 2 гігабайти пам'яті під свої проекти, які можна безкоштовно збільшити до 16, запрошуючи друзів або виконуючи різні завдання. Можна придбати пам'ять до 1 Тб. Система створює на кожному комп'ютері спеціальну папку, куди ви перекидаєте файли, якими хочете поділитися, і синхронізуються з «хмарою» на сервері. Після синхронізації файл стає доступним із будь-якого пристрою, підключеного до DropBox. Система дозволяє відновити видалені файли та відстежувати зроблені зміни у файлах за 30 днів.
Надати або отримати доступ до керування віддаленим комп'ютером колеги дозволяє програма TeamViewer . Вона має бути встановлена як на керуючий, так і на керований комп'ютер, а користувач керованого комп'ютера повідомляє колезі пароль для доступу до керування. Після входу в систему на комп'ютері, що управляє, в окремому вікні користувач бачить екран віддаленого комп'ютера і може керувати ним майже як своїм власним: запускати програми, набирати тексти і т.д. Він може також обмінюватися з колегою повідомленнями у спеціальному месенджері. Як правило, для більшої ефективності взаємодії при цьому ще використовується скайп або звичайний телефон.
Для швидкого обміну коштами підійдуть послуги Web-Money, Яндекс.Гроші, Qiwi і т.п. Хоча самі програми є безкоштовними, але за грошові перекази кожна з них бере певний відсоток.
Таким чином, за допомогою описаних вище інструментів можна організувати ефективну спільну роботу навіть досить великих колективів. І тільки для обміну матеріальними об'єктами вам, як і раніше, знадобиться стара добра пошта або служба доставки.
