Для початку – сценка зі спектаклю Аркадія Райкіна. Що ти сьогодні зробив? Скільки ти сьогодні зробив? «А чого – скільки?» «Ну, ось того, чого ти винен, того і скільки!» «Цегли, чи що?» “Ні!” “Досок?” “Ні!” “Так чого скільки?” «Ну, ось того, чого ти винен, того і скільки!» «Ось ви спочатку придумайте одиницю виміру – чого, коли, кому і скільки, а потім чіпляйтеся!»
Той, хто так відповідає, не отримав від своїх керівників однозначних вказівок щодо своїх обов'язків. Звичайно, сценка межує з ідіотизмом, але це трапляється не так рідко, як здається. Нестиковка дій різних працівників призводить щонайменше до двох результатів. Перший – не робиться те, що потрібно. Другий – працівники дублюють один одного.
Щоби це не відбувалося, пишуть посадові інструкції. Там, де чисельність персоналу невелика, можна обійтися без інструкцій, або інструкції будуть мінімальні за обсягом.
У міру зростання організації виникає необхідність розмежувати дії працівників та (або) підрозділів. Це потрібно, щоб кожен чи кожне відповідало за результат своєї роботи і щоб працівники чи підрозділи не стикалися лобами під час виконання вказівок керівництва.
Посадові інструкції складаються в основному для працівників, які виконують дії, що повторюються: оформлення документів, надання звітності.
Як приклад – інструкція щодо оформлення шлюбу на виробництві. Це не зовсім персональна інструкція, скоріше колективна, в якій обумовлюються дії всіх зацікавлених: контролера, технолога, конструктора, начальника технологічного бюро, майстра, робітника, інженера з праці та зарплати тощо.
Як це може виглядати:
«1. Обов'язки контролера. При виявленні відхилень від креслення контролер зобов'язаний скласти акт про шлюб (форма додається), зареєструвати його та передати на розгляд контрольного майстра.
2. Обов'язки контрольного мастера. Контрольний майстер зобов'язаний повідомити про відхилення виробничого майстра та технолога, підписати акт про шлюб і передати його на підпис технологу».
І так далі, до бухгалтерії, яка вважає втрати від шлюбу в грошах.
У невеликих організаціях посадові інструкції пишуть самі керівники (чи вони доручають своїм працівникам письмово окреслити коло обов'язків). У великих організаціях може бути штатний розробник таких інструкцій чи створено підрозділ (бюро, відділ).
Очевидно, що якщо існують фірми, що спеціалізуються на складанні таких документів, найкраще скористатися їхніми послугами. При простоті процесу, що здається, це може виявитися не під силу неспеціалісту.
Складання посадових інструкцій насправді – елемент наукової організації праці (НОТ). Класичний приклад із посібників з НОП, коли найпростіші зміни призводять до відчутного підвищення ефективності. Один фермер, який втомився від своїх зусиль отримати достатній (на його думку) прибуток, звернувся за консультацією. Фахівець приїхав, три дні ходив за фермером, потім сказав йому: «Вили перестав із цього кута в інший, лопату постав тут, тачку тут не став, їй місце в тому кутку».
Фермер чекав чогось іншого, не так дріб'язкового, але рекомендації виконав. І отримав те, що хотів: став менше втомлюватись і отримав збільшення прибутку.
Аналогічні елементарні дії можуть бути зафіксовані у посадових інструкціях: це робити так, це не робити зовсім, це передати комусь, тут ухвалити рішення, а в цьому випадку – передати на розгляд інстанціям.
Можливо, доведеться витратити більше часу на формулювання пунктів інструкцій, ніж це може здатися на початку роботи, але чіткість у розподілі обов'язків – запорука успішності будь-якої, навіть найменшої організації.
