Скажімо так: це – синтез етикету паперового ділового листування та телефонного ділового етикету, але по стійці вільно. А оскільки ми по стійці вільно все ж таки не лягаємо і не сідаємо, а стоїмо в строю, то правила певні і певний етикет вільного стояння треба дотримуватися.
У кожній країні є свій канцелярський стандарт та правила ведення ділового листування. Але оскільки в епоху глобалізації країни пострадянського простору вже вступили у світ всесвітнього канцеляриту обома ногами, стандарти та правила дедалі більше уніфікуватимуться під прийняті на Заході. Тому, гадаю, буде цікаво дізнатися про сучасні тенденції ділового листування.
США у цьому плані країна унікальна – канцелярит тут повністю зжитий наказним шляхом. Я не жартую. Конгресом США прийнято спеціальний акт, що обмежує папір. Кожен вихідний федеральний документ має посилання цей акт із зазначенням часу, що необхідне заповнення документа хвилинах.
Якщо в Росії ви починаєте лист з тягомотного «у відповідь на ваш лист за вих. №…від такого числа щодо такого питання…», то в діловому листуванні США такий спів розцінюється як неповага до адресата. (Слід писати не «зроблено термічний обробіток картоплі шляхом обсмажування в маслі», а простою хлібною мовою – «картопля підсмажена»).
У двох словах: будь-який діловий лист має містити лише ОДНУ думку (а не планів наших громадьє!), має бути викладено простою та зрозумілою мовою максимально коротко і укладатися на одній сторінці. Ось цей святий принцип плавно перекочував у ділове електронне листування, привносячи ще більш ліберальну форму у ділове спілкування. І це при тому, що в США та більшості розвинених європейських країн електронне листування вже давно вважається абсолютно рівним у повноваженнях і правах з діловим офіційним папером з гербовим логотипом, підписами та печатками.
(Але електронна документація може бути легко підроблена, зламана, заперечіть ви. І заперечіть абсолютно даремно – західний бізнес будується на діловій порядності, тому хакерство швидко припиняється і суворо карається.)
Значення електронного ділового листування важко переоцінити – воно вже практично витіснило паперове. Сучасний діловий світ вже давно використовує систему внутрішньоофісного ділового листування (інтранет), не кажучи про інтернет. І правила, вироблені за цей час, дуже прості та зручні.
Мова і стиль електронного спілкування ще спрощеніший задля основного завдання: втиснути якнайбільше інформативності в найменший словесний обсяг за максимально короткий час доставки та осмислення інформації. Заради формули «час – гроші» вирішено поступитися орфографією, граматикою, стилістикою, пунктуацією та іншими витіюватістю.
Так, англійська електронна мова цілком допускає листи зі скороченням слів, без розділових знаків, великих букв, із заміною слів цифрами (2 Вася, 4 Петя), із загальноприйнятими діловими абревіатурами (ASAP – as soon as possible), усіченнями (info, docs, pics – інформація, документи).
Електронне повідомлення має бути коротким. Всі подробиці зазвичай надсилаються додатком. Обсяг програми не повинен перевищувати 2 мегабайти. Якщо ваш додаток має більший обсяг, слід розбити його на кілька дрібних. Великі файли прийнято відсилати нічним листуванням. Головна тенденція електронних листів – їх дискретність, порційність: краще надіслати кілька листів (з однією думкою в кожному!), ніж один великий лист.
p align=”justify”> Особливу увагу слід звернути на рядок RE або SUBJECT (тема). Ваш одержувач насамперед дивиться саме на цей рядок. Від того, наскільки інформативно у темі послання ви зможете мінімальним обсягом знаків викласти суть питання, залежить, чи читатимуть ваше послання. Щоб його не стерли не читаючи, прикладіть ті ж зусилля, які ми докладаємо в «Школі Життя.ру», формулюючи назву статті у вигляді питання.
Далі слід так скласти текст, щоб зміст першого абзацу розкривало основний зміст всього листа. Ніколи не відносите найголовнішу думку до кінця листа. Якщо треба щось сказати, кажіть це в перших рядках і прямо, без преамбул – одразу бика за роги! (Це святе правило використовують усі рекламники та газетники). Деталі мають завершувати листа, а не відкривати його.
Дуже важливе значення має розбиття листа на короткі параграфи. Пропозиції мають бути короткими («картоплю підсмажили!»). Довготи в листі демонструють лише ваше невміння бути діловою людиною і ваша неповага до адресата. Намагайтеся підкріплювати ваші короткі аргументи цифрами чи фактами. Будьте переконливими. (Причому, пам'ятаймо, що якщо ваше послання направлене американцю чи британцю, то цих хлопців не переконують посилання на авторитети – вони віддають перевагу голим цифрам або висновкам, заснованим на цифрах. Підрахувати і зробити свій висновок вони зуміють самі.)
В електронному листуванні достатньо безпосередньо звертатися по імені та підписуватись ім'ям. Жодних привітань, титулів, «щиро ваших-наших», жодних еківоків та реверансів. Якщо ви пишете в незнайому організацію, то тут слід вказати своє повне ім'я і посаду.
І не менш важливе: електронна дурість легше тиражується, надійніша і довше зберігається. Вона помітніша і небезпечніша, ніж паперова. Тому уважно віднімайте текст на предмет ляпів та помилок.
Проте найважливіше – випромінюйте оптимізм і завжди намагайтеся закінчити на позитивній ноті. Навіть якщо ви хочете повідомити погану новину, ніколи не пишіть такі слова як помилка, невдача, обвал, повний абзац. Навіть якщо ви завалили справу, не варто писати, що вас спіткала невдача і виправити вже нічого не можна. Я б написала так: з таких причин цей підхід не дав результату. Пропоную такий, від якого чекаю такого результату в такі терміни. Це не зовсім “все добре, прекрасна маркіза” – це позитивний підхід. Партнери повинні відчувати вашу енергійність, чесність та конструктивність.
І архіважливе – не забувайте вчасно відповідати! У ділових колах країн на паперовий лист прийнято відповідати протягом 2-х днів, але в електронне – протягом доби.
Приємного та конструктивного ділового листування!
